第一章 总则
第一条 根据《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》《关于做好新时期教育对外开放工作的若干意见》等有关文件精神，为进一步完善学校赴国（境）外交流学习学生的选派、管理及学分认定等工作，确保学校赴国（境）外交流学习项目的顺利实施和可持续发展，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的学生，是指具有中国国籍和我校学籍的全日制在校生；出国（境）交流学习，是指学生赴国（境）外进行的学习、实习、比赛、培训、科研、会议等交流活动。
第二章 管理机构与职责
第三条 学生出国（境）交流学习工作由国际合作交流处归口管理，教务处、学工部、研究生院、财务处和各二级学院共同参与。
1.国际合作交流处工作职责：
负责依据上级通知和我校与国（境）外学校的协议要求，按时公布对外交流及双学位培养项目的相关信息；学生出国（境）交流学习工作的综合协调；为二级学院提供相关政策指导和业务支持；校级交流学习项目的拓展和维护；协调学生出国（境）交流学习项目的协议审核、学生遴选等工作；负责国家公派项目、校级交流项目的行前教育工作；指导学生办理出国（境）、离校和返校手续；负责各类学生出国（境）交流学习数据的统计。
2.教务处工作职责：
负责本科生学籍管理、学分转换和成绩认定、出具在校成绩证明等工作；参与本科学生出国（境）交流学习项目的协议审核、学生遴选工作。
3.学工部工作职责：
协助本科生出国（境）交流学习项目的学生遴选工作；督促相关二级学院做好学生在外期间的管理和服务工作。
4.研究生院工作职责：
负责研究生学籍管理、学分转换和成绩认定、出具在校成绩证明等工作；参与研究生出国（境）交流学习项目的协议审核、学生遴选工作；督促相关二级学院做好学生在外学习期间的管理和服务工作。
5.财务处工作职责：
负责对出国（境）交流学习学生在校期间学费、注册费等费用缴纳情况进行审核；对有学校经费支持的交流学习项目进行结算。
6.各二级学院工作职责：
负责交流项目在学院内的宣传推广和组织报名；申请学生的材料审核和选拔推荐；学生在外期间的全过程管理；返校后报到注册、毕业及档案管理等工作；配合教务处做好学籍管理、学分转换和成绩认定等工作；制定并实施学院内部鼓励学生出国（境）交流学习的配套政策等。
第三章 项目类别
第四条 学生出国（境）交流学习项目包括国家公派项目、省级交流项目、校级交流项目和学生个人项目等。
国家公派项目：指国家留学基金管理委员会资助的留学项目、其它部委组织的各类派出项目。
省级交流项目：指湖北省教育厅及其它部门组织的各类派出项目。
校级交流项目：指学校与境外高校、机构签署合作协议，或经学校批准，在全校范围开展的交流学习项目。
学生个人项目：指学生未在学校申请，通过其他渠道自行联系的各类境外交流学习项目，包括自费留学、游学、冬夏令营、学术会议、合作研究、比赛、培训、实习等，不包含学生申请出国（境）探亲、旅游、访友等个人行为。
第五条 项目的准入工作遵循安全可靠、合法规范、注重质量的原则；未经国际合作交流处审批，各二级学院或个人严禁向社会中介机构提供学生信息、宣讲场地等。
第四章 选派标准和程序
第六条 学生出国（境）交流学习遴选工作遵循“自愿申请、学院审核、学校审批、择优选派”的原则。学生申请出国（境）交流学习前，须征得家长书面同意。
第七条 申请出国（境）交流学习的学生须符合以下基本条件：
1.具有我校学籍的全日制在读学生。
2.政治素质高，品德优良，有学成回国为祖国建设服务的事业心和责任感。
3.学业成绩良好，具有一定学术水平和科研能力，外语水平达到规定要求。
4.身心健康，有较强的自我管理能力。
5.遵纪守法、遵守学校规章制度，按时缴纳在校期间费用，无违纪记录。
6.满足项目的具体要求。
第八条 国家公派项目、省级和校级交流项目的校内遴选按照以下流程进行：
1.本科生的遴选由教务处与国际合作交流处联合发布通知；研究生的遴选由研究生院与国际合作交流处联合发布通知。
2.二级学院组织学生申报，填写《湖北汽车工业学院学生出国（境）交流学习审批表》，提供相关材料，提交所在二级学院审核；二级学院完成材料审核和初评工作后，向国际合作交流处提交推荐名单和申报材料。
3.本科生由教务处、国际合作交流处联合评审；研究生由研究生院、国际合作交流处联合评审；确定人选名单并公示后，由国际合作交流处上报学校审批。
4.国际合作交流处向国家留学基金委、省教育厅及其它部门或国外合作高校报送推荐学生名单和申报材料。
5.学生被录取后办理相关留学或离校手续。
第九条 学生个人项目的审批按照以下流程进行：
1.学生个人提出申请，填写《湖北汽车工业学院学生出国（境）交流学习审批表》，提供相关材料，交所在二级学院审核。
2.二级学院审核申请材料并签署意见。
3.学工部和研究生院审核并报国际合作交流处备案。
第五章 派出手续办理
第十条 学籍及成绩证明办理。申请学生须持《湖北汽车工业学院学生出国（境）交流学习审批表》，根据教务处提供的模板格式及要求，打印成绩单及相关证明材料，经国际合作交流处审定翻译盖章后，到教务处加盖印章。
第十一条 国（境）外专业指导工作
取得出国（境）交流学习签证后，学生本人向所在二级学院提出申请，所在二级学院为其指定在国（境）外学校学习期间的专业指导教师，负责学生在国（境）外学习时的专业指导工作。学生离校前需将校内专业指导教师姓名、所属专业、职称等相关信息报国际合作交流处备案。
第十二条 退宿手续办理。学生出国（境）离校前须办理退宿手续，学生需于离校前到所在二级学院教学办公室和教务处学籍科办理休学保留学籍手续。
第十三条 财务手续办理。学生在派出前须根据学校有关规定缴纳学费、注册费等费用。学生在学制规定的时间内没有完成学业，须申请延长学习年限，最长学习年限按照《湖北汽车工业学院学生管理规定》文件执行。延长学习年限的学生若保留学籍需缴纳注册费。中外合作办学项目出国学生
在国外就读期间，向国外高校缴纳学费的，学校不重复收取学费。
第十四条 组织关系手续办理。学生党、团员出国(境) 交流学习的,应事先主动向所在党、团支部报告，并按照党、团员出国（境）管理规定办理相关手续。
第十五条 学生自行出国（境）交流学习的，产生的费用和相关责任均由学生本人承担；违反校纪和学籍管理规定的，按照有关规定处理。
第六章 资助和经费管理
第十六条 资助类别和金额
1. 出国（境）项目类：
国家公派项目和湖北省优秀大学生海外游学项目按照项目文件执行，学校不重复资助。
项目类型 |
资助金额 |
备注 |
本科生 |
研究生 |
交换生、中外合作办学项目、联合培养项目（含双学位或学分互认项目） |
10000元 |
15000元 |
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文化交流项目（含海外游学、夏冬令营等其他短期项目） |
6000元 |
12000元 |
|
学术交流项目 |
3000元 |
8000元 |
实际费用低于资助标准的据实资助 |
实习实践项目 |
3000元 |
5000元 |
2.语言考试类：
学生参加国家公派项目、省级或校级项目相关的外语考试，达到合作高校对雅思、托福等考试的成绩要求，学校资助金额2000元/生（一次性）。
第十七条 申请资助条件
1.申请参加项目的学生，须具备以下条件：
（1）具有中华人民共和国国籍，拥护中国共产党的领导和中国特色社会主义制度，热爱祖国，具有良好的政治素质，无违法违纪记录，有学成回国为祖国建设服务的事业心和责任感。
（2）身体状况良好，心理健康，能完成国际交流的各项任务，具有较强的独立学习、生活和跨文化适应能力。
（3）学业成绩良好，承诺能认真履行学习交流义务，能按项目要求完成交流学习任务并按期回国。
（4）按期缴清学校相关费用。
第十八条 具有下列情况之一者，不予资助，已资助的经费应及时收回：
1.已获得国家公派留学资助资格；
2.在申请材料中提供不实信息或隐瞒不利信息；
3.未按时参加项目或擅自中途退出项目；
4.项目等待或执行期间发表、发布不当言论或不良信息，造成社会负面影响或影响学校声誉；
5.项目等待或执行期间违反我校或合作方校纪校规或目的国（地区）法律法规。
第十九条 资助流程
1.学生填写《湖北汽车工业学院在校生出国（境）交流学习资助申请表》，经二级学院审核并汇总后上交给国际合作交流处开展评审工作，并公示受资助学生名单。
2.语言考试类资助，由二级学院组织提交学生相关考试成绩，国际合作交流处审核并公示。
3.最终获资助的学生名单根据流程完成审核签字后，由财务处根据相应额度直接发放至学生个人银行卡账户。
第二十条 学生出国（境）交流学习项目由二级学院和相关部门指定专门人员负责学生的学习指导和日常管理，并给与相应补助。学生完成项目后填写指导报告，由国际合作交流处进行绩效考核，考核不合格者，将追回预发补助。
项目类别 |
补助对象 |
补助标准 |
90天以内出国（境）项目 |
带队教师 |
持因公护照或通行证 |
《汽院发〔2018〕164号）湖北汽车工业学院因公临时出国（境）管理规定》 |
持因私护照或通行证 |
180元人民币/天 |
90天以上出国（境）项目 |
二级学院 |
40/生（一次性发放教学工作量） |
第七章 行前教育
第二十一条 学生在派出前须在二级学院指导下确认和规划好课程、实习、学分认定、成绩转换、毕业答辩等相关事宜，对潜在学业冲突做出预案，并依照教务处相关规定，办理学籍异动手续。
第二十二条 学生应按照所赴国家（或地区）和邀请单位要求，购买在外期间的人身意外保险和医疗保险，出现伤害事故按教育部相关文件规定及保险有关条款处理。
第二十三条 学生原则上应持普通因私证照或通行证出国（境）交流学习，确须持因公证照或通行证的，应按照国家有关规定办理。
第二十四条 派出前，学生必须按要求参加行前教育，学生须签署《湖北汽车工业学院学生出国（境）交流学习承诺书》。
第八章 境外管理
第二十五条 学生在国（境）外学习期间，相应管理按国（境）外学校的有关规定执行。
第二十六条 各二级学院应做好在国（境）外学生的全过程管理和服务工作，与在外学生建立动态联络机制，全面了解学生的学业和身心健康状况等，及时为学生提供必要的指导和帮助。
第二十七条 学生在外期间，需自觉维护祖国、学校荣誉及留学人员的良好形象，遵守外事纪律，不做有损国家尊严的事情；遵守所在国（地区）的法律和所在学校的规章制度，尊重当地的风俗习惯和宗教信仰。
第二十八条 学生在外期间，应定期向二级学院汇报学习和生活情况，学生在国（境）外学校就读期间，须每学期向原二级学院发送电子成绩单，报告学习状况。遇到重大事件应及时向我国驻当地使领馆、驻外机构和所在二级学院报告，二级学院须根据实际情况及时向国际合作交流处和分管校领导汇报情况。
第二十九条 学生国（境）外交流学习期满后应按时回校。如因特殊原因需缩短或延长学习期限，需提前向双方学校提交书面申请，经双方学校同意后，方可执行。
第三十条 对于在国（境）外学习期间表现不良，或者擅自更改行程、日期等的，学校将根据相关规定进行严肃处理。出国（境）学习的学生如无特殊原因，不得随意更改或放弃所选学校或专业，擅自转到其它学校或者转学其它专业者，所获学分我校不予认可。
第九章 返校管理
第三十一条 出国(境)交流学习学生返校后15日内，二级学院须督促学生提交《湖北汽车工业学院出国（境）交流学习学生回国报到单》，确认个人出国（境）交流学习状态结束，超过30日未返校，视为自动退学。
第三十二条 学生返校30日内，须提交出国(境)交流学习总结，回顾自己的国（境） 外学习生活，描述所在学校的课程、教师、学生、管理、校园等，体裁和字数不限，学院须对学生学习效果做出评估。
第三十三条 二级学院应做好学生返校后的成绩认定和学分转换等相关工作，按照协议规定，学生在国（境）外学校修读课程所获成绩及学分均需经我校认定后，才可转换为我校学分。
学分认定的申请及认定程序：
1.学生在详细了解国（境）外学校相关专业教学计划的基础上，结合国内所学专业的培养计划，拟定国（境）外修读计划。国（境）外修读计划中，所修的学分（或学时）总量原则上应与国内应修的学分（或学时）总量相当，所修课程应与国内应修课程内容相近或相当。
2.学生将在国（境）外学校修读课程所获成绩及学分原件交国际合作交流处和二级学院教学办公室，学生所在专业负责人和教学副院长审核、同意后报教务处审批。
3.学生的国（境）外修读计划一经批准，即成为其在国（境）外学习期间的指导性文件，无特殊原因，不予变更。确需变更的，学生本人应提前三个月跟校内专业指导教师沟通，提出变更申请，并经学生所在专业负责人及教学副院长签字同意后报教务处批准，并报国际合作交流处备案。
4.学生返校办理复学手续后15日内，按照相关管理规定， 向所在学院提交“学分认定申请”及国（境）外学校出具的成绩单原件及课程介绍（含课程名称、类别、学分、学时、主要内容等信息），学院按其国（境）外修读计划进行审核同意后报教务处审批。
5.“学分认定申请”获得批准后，教务处依据学校相关规定将取得的国（境）外院校的学分与成绩转换为本校学分和成绩。
6.需要在国（境）外完成毕业设计（论文）的学生，在国（境）外学校教师的指导下，在国（境）外学校进行毕业设计（论文）。学生需向我校提交其毕业设计（论文）原件、教师评语（有指导教师签名）等材料。经审查符合我校毕业设计（论文）要求者，学校认可其毕业设计（论文）成绩及学分。
7.参加国内毕业设计（论文）的学生需提前在毕业设计（论文）正式开始两个月前向其出国前所在学院提出参加毕业设计（论文）的申请，学院为其安排毕业设计（论文）指导教师。学生应与指导教师保持联系，按指导教师要求提交设计（论文）成果，通过网络视频等方式进行答辩或者与学院协商返校后再答辩。
8.学生在出国（境）前考试不及格的课程，可以在国（境） 外学校选修相关课程，以充抵国内不及格课程的学分。所修课程由国（境）外学校提供课程及学分证明，学校承认其课程及学分。
第三十四条 参加双学位培养项目的学生在完成国（境）外学习并获得国（境）外大学学历学位证书后，应及时认证，认证合格后，可获得由湖北汽车工业学院颁发的毕业证书和学位证书。
第三十五条 参加双学位培养项目但未能获国（境）外学位证书的学生，回国后应及时参照本办法第三十三条进行学分认证，符合我校学位授予条件的学生可获得由湖北汽车工业学院颁发的毕业证书和学位证书。
第十章 附 则
第三十六条 本办法自发布之日起执行。《湖北汽车工业学院对外交流及双学位培养管理办法》汽院外事（2014）1号同时废止。其他相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第三十七条 本办法由国际合作交流处负责解释。
